Bestem en dato og tid til fotograferingen som passer for alle ansatte, kanskje rett før et allmøte eller under et spesielt arrangement. 
 

Informer alle godt i forkant om tidspunktet og stedet for fotograferingen og hensikten.​

• Velg en kleskode som reflekterer bedriftens image og kultur. Dette kan være alt fra formell business til mer avslappet business casual.

• Forsøk å unngå klær med for mye mønster eller veldig lyse farger som kan gi forstyrrelser i bildet.​ Drøft med fotografen. 

• Fotografen vil vanligvis dirigere hvor hver person skal stå eller sitte for å balansere bildet. Følg deres instruksjoner for å få et harmonisk resultat.

• Høydevariasjoner håndteres kreativt av fotografen, ved for eksempel å plassere høyere personer bak og de kortere foran.

• Diskuter med fotografen hvordan bildene skal brukes, enten det er til intern bruk, på bedriftens nettsted, eller i markedsføringsmateriell. Dette kan påvirke hvordan bildene tas og redigeres.

• NB! Sørg for at alle har gitt sitt samtykke til bruk av deres bilde i henhold til personvernregler.

• ​Sørg for at stedet der fotograferingen skal finne sted er ryddig og godt belyst. Naturlig lys er ofte å foretrekke, men fotografen vil justere dette etter behov.

• Test forskjellige bakgrunner i lokalene for å finne det som best komplementerer gruppen.​ Ute eller inne. Ved mange må muligheten for å plassere enkelte rader høyere.

• Sjekk med fotografen han har flere tips

​​

• Oppmuntre alle til å vise et naturlig smil. Dette kan løftes frem ved å få gruppen til å le sammen rett før bildet tas. Øvelse gjør mester. 

• En avslappet og positiv atmosfære under fotograferingen vil gjenspeiles i det endelige bildet. Fotografen hjelper til. 

​​

• Gruppefotograferinger kan ta tid, spesielt med store grupper. Planlegg tidsbruken godt, og informer fotografen om eventuelle tidsbegrensninger.​

• Be deltakerne om å vise hensyn og lytte.